Kebijakan Privasi

1. Tentang kebijakan ini

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana InataSolution ("kami") memperlakukan data pribadi dalam layanan ePPGApps, yaitu aplikasi web untuk mengelola data anggota, kegiatan, presensi, kurikulum, konseling, dan laporan organisasi ("Layanan").

Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

2. Peran organisasi dan InataSolution

Organisasi pelanggan ("Organisasi") menentukan data apa yang dimasukkan ke ePPGApps dan untuk tujuan apa. Organisasi bertindak sebagai pengendali data pribadi anggotanya.

InataSolution memproses data tersebut atas nama Organisasi untuk menjalankan Layanan, dan bertindak sebagai prosesor data pribadi. Untuk data akun pengurus dan data tagihan langganan, InataSolution bertindak sebagai pengendali.

3. Data yang diproses

• Data anggota (generus, guru, pengurus): nama, jenis kelamin, tanggal dan tempat lahir, unit organisasi, kelas, nomor telepon, email, alamat, dan foto profil bila diisi
• Data kegiatan: jadwal, peserta, presensi, pendaftaran, foto pendaftaran, serta kesan dan pesan
• Data pembinaan: target kurikulum, nilai, rapor, dan catatan musyawarah
• Data konseling BK Center: isi percakapan dan kategori kasus
• Data keuangan organisasi yang dicatat pengurus, seperti setoran Koin PPG
• Data akun dan teknis: email atau nomor induk untuk masuk, kata sandi dalam bentuk hash, riwayat masuk, dan log aktivitas
• Data tagihan langganan: periode, nominal, dan status pembayaran

4. Data anak

Sebagian besar generus berusia di bawah 18 tahun. Organisasi bertanggung jawab memperoleh persetujuan orang tua atau wali sebelum memasukkan data anak ke ePPGApps, dan hanya memasukkan data yang diperlukan untuk kegiatan pembinaan.

Kami tidak memakai data anak untuk iklan, profil pemasaran, atau tujuan lain di luar Layanan. Orang tua atau wali dapat meminta akses, perbaikan, atau penghapusan data anaknya melalui Organisasi.

5. Kerahasiaan BK Center

Isi konseling BK Center hanya dapat dibuka oleh petugas BK yang menangani kasus dan pengawas yang ditetapkan Organisasi. Pelapor yang memilih anonim tidak ditampilkan namanya kepada petugas BK. Namun, sistem tetap mencatat akun pengirim agar kasus dapat ditindaklanjuti. Anonim berarti nama disembunyikan dari tampilan petugas, bukan tidak tercatat sama sekali.

Setiap pembukaan kasus dicatat dalam jejak akses tersendiri.

6. Tujuan penggunaan data

• Menjalankan fitur Layanan sesuai pengaturan Organisasi
• Mengamankan akun, mencegah penyalahgunaan, dan menelusuri gangguan
• Memberikan dukungan teknis atas permintaan Organisasi
• Menagih dan memverifikasi pembayaran langganan

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak membagikannya untuk kepentingan pemasaran pihak lain.

7. Pemisahan data dan hak akses

Setiap Organisasi (tenant) berjalan pada instalasi dan database terpisah. Di dalam satu tenant, pengguna hanya melihat menu dan data sesuai perannya, misalnya operator suatu unit hanya melihat anggota di unitnya.

Administrator Organisasi dapat masuk sebagai pengguna lain untuk membantu. Sesi semacam itu tidak dapat membuka BK Center.

8. Penyimpanan dan keamanan

Data aplikasi disimpan pada server yang dikelola InataSolution. File media seperti foto disimpan di layanan penyimpanan objek Cloudflare R2 dengan ruang terpisah per tenant. Koneksi memakai HTTPS, kata sandi disimpan sebagai hash, dan kami membuat cadangan database secara berkala.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Bila terjadi kegagalan pelindungan data, kami memberi tahu Organisasi sesuai ketentuan yang berlaku.

9. Pihak lain yang terlibat

• Penyedia server dan pusat data untuk menjalankan aplikasi
• Cloudflare untuk penyimpanan file media
• Midtrans untuk memproses pembayaran tagihan langganan; ePPGApps tidak menyimpan data kartu atau rekening pembayar
• WhatsApp, bila pengguna memilih membuka tautan wa.me dari aplikasi

Pihak tersebut hanya menerima data yang diperlukan untuk tugasnya.

10. Masa simpan dan penghapusan

Data disimpan selama Organisasi berlangganan. Bila langganan berakhir, Organisasi dapat meminta salinan data dalam format umum. Data tenant kemudian dihapus paling lambat 30 hari setelah langganan berakhir, kecuali Organisasi meminta lebih cepat. Salinan cadangan ikut terhapus sesuai siklus rotasi cadangan.

Selama masa uji coba atau keterlambatan pembayaran, akses dapat dibatasi tetapi data tidak dihapus.

11. Hak pemilik data

Anggota berhak meminta akses, perbaikan, atau penghapusan data pribadinya. Karena data dikelola Organisasi, ajukan permintaan kepada pengurus atau operator organisasi Anda. Kami membantu Organisasi memenuhi permintaan tersebut.

Permintaan yang berkaitan dengan akun pengurus atau tagihan dapat dikirim langsung kepada kami.

12. Cookie

Aplikasi ePPGApps memakai cookie yang diperlukan agar pengguna tetap masuk dan sesi tetap aman. Cookie ini tidak dipakai untuk iklan.

13. Perubahan dan kontak

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Perubahan penting diberitahukan kepada administrator Organisasi sebelum berlaku.

Pertanyaan tentang kebijakan ini dapat dikirim ke InataSolution melalui email atau WhatsApp yang tercantum di halaman Kontak.